Absiskey absorbé par la gestion de l’information… 

titre-dossier-innovationAbsiskey s’est lancé un nouveau défi avec le projet INNAB (INNovation ABsorption). Au-delà de la gestion des connaissances, c’est la réutilisation de celles-ci qui est l’enjeu de toute organisation. Un nouveau développement est mené au sein du département R&D en collaboration avec l’ERPI et cofinancé par l’ANRT.

ERPI      ANRT

Gérer l’information dans les organisations : un équilibre à trouver

Dossiers de l'innovationAbsiskey s’est lancé un nouveau défi avec le projet INNAB (INNovation ABsorption). Au-delà de la gestion des connaissances, c’est la réutilisation de celles-ci qui est l’enjeu de toute organisation actuelle. Un nouveau développement est mené au sein de notre département R&D pour mettre au point une offre professionnelle de conseil en réutilisation de l’information stockée afin de pousser le développement d’innovations, qu’elles soient produits, services, organisationnelles, marketing…

Contexte d’un programme de recherche ambitieux

Depuis la démocratisation des NTIC et dans leur sillage l’augmentation explosive du nombre de données produites et échangées, le statut donné à l’Information a grandement évolué.

En décembre 2012, nous produisions en deux jours ce que l’humanité a produit en 2 millions d’années[i]. Le potentiel stratégique de ces informations, immédiatement détecté, lui a donné un nouveau statut, faisant naitre des besoins nouveaux pour les entreprises. Les termes tels que le Big Data, la veille stratégique, l’intelligence économique ou la gestion de l’information et de la connaissance sont devenus de plus en plus répandus.

A l’heure actuelle, les informations sont produites dans un flux ininterrompu, proviennent des quatre coins du monde et sont de plus en plus complexes. Cette diversification cognitive dépasse même les capacités des systèmes conçus pour traiter, analyser ou protéger ces informations.

Cette complexification continue est une évolution de notre environnement à laquelle toutes les organisations doivent s’adapter sous peine d’obsolescence. Les conclusions apportées par les économistes sont paradoxales mais implacables : pour rendre pérenne son entreprise, il faudra prendre des risques et parier sur une stratégie. Elles doivent ainsi se positionner dans leur environnement concurrentiel et pour cela elles doivent être capables de comprendre leur marché, d’apprendre de leur marché. Il en va de même pour toute organisation publique.

Mais comment accorder ces impératifs contradictoires : prendre du temps pour améliorer sa connaissance de l’environnement tout en étant capable d’absorber le flux massif et permanent d’information ? Des impératifs auxquels s’ajoutent la volonté de bien faire… Scruter son environnement, agir vite, ne pas se tromper, rayonner à l’international, adopter une attitude socialement et écologiquement responsable, innover ! Tout cela nécessite un fort investissement financier, humain et temporel, mais aussi de la volonté pour modifier ses habitudes.

Adopter une position pragmatique face aux réalités

Complexes pour un grand groupe, ces réalisations paraissent souvent impossibles pour les structures dont les ressources sont fortement limitées. Face à cette problématique, certaines entreprises font le choix de se centrer sur leurs savoir-faire et leur cœur de métier. Pérenniser une production centenaire est parfois plus judicieux que de tenter de s’adapter continuellement… Si cette attitude est possible lorsque la production est une “valeur sûre”, d’autres entreprises ne disposent pas vraiment de cette liberté : elles devront s’adapter…ou disparaître. Certaines évoluent alors en s’auto-organisant autour des compétences et de la volonté de chacun, sans même s’en apercevoir. D’autres prennent le problème à bras le corps, mettent en place des projets et des plans d’action, s’attelant à la scrutation systématique et minutieuse de l’environnement, à la capitalisation frénétique et à la diffusion tout azimut des informations issues de la veille…une solution qui ne peut durer qu’un temps avant que cet effort impossible ne soit abandonné progressivement.

Les PME sont ainsi confrontées à leurs propres limites face à cette mission, provoquant rejet de ces activités ou sentiment d’inefficacité et d’impuissance face à la charge de travail à accomplir. Les interventions menées par des experts en gestion des connaissances permettent bien souvent de faciliter l’intégration de la gestion des connaissances dans les activités. Ces interventions couteuses en ressources humaines et temporelles, représentent un réel bol d’air pour les entreprises. Lorsqu’elles sont bien menées, elles permettent de trouver des repères dans l’environnement concurrentiel et technologique et de mieux identifier leurs moyens d’action.

Les enjeux d’une réflexion de fond

Cependant les pratiques et les dispositifs de gestion des connaissances peuvent avoir des effets secondaires. Capter, expliciter, capitaliser, formaliser, stocker, assimiler, mais jamais détruire, ni oublier. Les injonctions à être maître de son environnement concurrentiel et technologique semblent avoir fait naître la peur de perdre de l’information ou d’être passé à côté de quelque chose. Les procédures mises en place créent ou font entrer de l’information dans l’organisation, mais il n’est jamais prévu de les détruire. Au mieux, on archive. Les informations s‘accumulent, les bases de données grossissent, pas de date de péremption ou de droit à l’oubli. Parmi ces informations se trouvent peut-être celle dont l’organisation a besoin, mais plutôt que de s’aventurer dans une base de données interne qui n’a pas été actualisé, on retourne la chercher…

PROCESS INNAB

Comment faire la différence entre les informations qui resteront utiles pour l’organisation et celles qui doivent disparaître ? Pouvons-nous réellement nous autoriser à détruire une partie des données accumulées au fils du temps ? Et selon quels critères ? Si ces questions n’ont pas encore trouvé de réponses tranchées, les travaux en gestion des connaissances se sont saisis de ces questions. Ils proposent de garder ces questions à l’esprit lorsqu’une démarche de gestion des connaissances est mise en œuvre. Les notions d’oubli organisationnel, d’obsolescence de l’information et sur la gestion de l’excédent d’informations produites sont étudiées avec intérêt. Les auteurs insistent sur la nécessité de replacer les démarches de gestion des connaissances dans la durée, prenant en compte l’historique des démarches d’apprentissage organisationnel et des modes de gestion de l’information passés en anticipant les conséquences de ce type de méthode sur le long terme.

Il semble en effet que la solution à cette surcharge d’information induite soit une adaptation plus fine des méthodes de gestion des connaissances aux caractéristiques des entreprises. L’information doit avant tout être considérée comme un moyen de prendre des décisions stratégiques et de générer des idées de développement. Un bon conseil en gestion des connaissances devrait donc passer par une analyse approfondie des objectifs organisationnels, des compétences à disposition dans l’entreprise, des modes de circulation de l’information et de tout aspect permettant de comprendre quelles sont les informations déterminantes pour cette organisation.

 

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http://www.liberation.fr/economie/2012/12/03/donnees-le-vertige_864585

http://www.atelier.net/trends/articles/nombre-de-donnees-croit-plus-vite-protection-analyse

Akrich, M. (1993). Les objets techniques et leurs utilisateurs, de la conception à l’action. Les objets dans l’action, 4, 35-57.

Argyris, C. (1995). Savoir pour agir. Surmonter les obstacles à l’apprentissage organisationnel.

Castaneda, H., & Pendaries, M. (2013). L’excédent de connaissances dans le processus d’innovation. Revue internationale de psychosociologie et de gestion des comportements organisationnels, 19(1), 213-231.

Hafsi, T., & Lambert, G. (2012). Le management de l’oubli dans la conduite des organisations. Revue française d’économie, 27(4), 149-183.